1.当社が考える新文書管理システムの姿
1.1.特徴
Simple & Flexible File Management System
1.1.1.紙および電子文書・情報を統合管理すること。
1.1.2.ミニマム、シンプルかつフレキシブルなルールを策定すること。
1.1.3.観念的ではなく、実務的かつ感覚的な分類方式を採ること。
- ・組織構造をそのまま分類に応用すること。
- ・組織変更時は引継ぎ部署を決め、引き継ぐことを原則とすること。
- ・組織のファンクション・ミッションから発生した文書・情報を四つのタイプに分類すること。
- タイプ.1：（T)時間分割可能型
- タイプ.2：（P)案件型・プロジェクト型
- タイプ.3：（M)マニュアル型
- タイプ.4：（R)リファレンス型
1.1.4.維持管理体制を組織し、監査を重視すること。
1.1.5.部署の責任者・担当者を任命し、その役割を明確にすること。
1.1.6.文書管理システムマニュアルをテキストとした階層別継続教育を行うこと。
1.1.7.定期点検を実施し、不具合点を継続的に改善すること。
1.1.8.マネジメントシステムの歯止めとして、コンピュータ支援システム（Innovative Office 2010）を活用すること。
- シンプルかつフレキシブルな文書管理システム+強力なコンピュータ支援システム（Innovative Office 2010）が、文書管理システムの継続性および発展性を担保します。
◆Innovative Office 2010の主たる機能
（1）ファイルタイトル・インデックス管理機能
- ・ファイル属性管理（個人情報、営業秘密情報、事業継続情報・・・）
- ・ファイル一覧表出力
- ・ファイルタイトルラベル出力
- ・プロジェクト進捗管理
- ・ファイル所在管理（検索）
- ・ファイル保管場所
- ・ファイル梱包保存箱番号・保存箱格納書庫ロケーション
- ・貸し出し
- ・組織変更による主管部署履歴管理
（2）ライフサイクル管理機能
- ・移管時期・内容見直し時期・廃棄時期アラート
（3）検索機能（自然語、全文）
- ・ファイルタイトル・ファイル内容（検索エンジン利用の場合）
- ・組織そのままのツリー構造（目視による検索）
1.9.文書管理システム構築時のマンパワーアウトソーシング：
- ・ファイルのリストアップ作業請負者調整
2.構築プロセス
2.1.プラン（Ｐ）
- （組織文書）ファイルマネジメントシステムの構築はルールを決めることから始まります。そのルールはシンプルかつフレキシブルでなければなりません。
2.2.実行（D)
- そして、このシステムに生命の光りを灯すための第一歩は、全ての組織文書ファイルを調べ上げ、それらの属性情報（タイトル、発生時期、作成者、保有期間等）を愚直に管理簿へ登録することから始まります。（この作業抜きにしては、文書管理システム構築の実現はあり得ません。）
- 次に、決められた保有期間（ライフサイクル：作成・入手→複写・印刷→配布・回覧・決裁→綴込み→事務所保管→書庫保存→廃棄）通りに運用します。
2.3.点検・見直し（C・A）
- さらに、決められたルールが決められたとおり運用されているかどうかを点検し、不具合点があればこれを改善します。
- これらを繰り返すことで、初めてシステムに血が通い、結果として“マネージされている” と言える境地に到達することが出来るのです。
- しかし、これを人手でこなすにはあまりにも負荷がかかり過ぎます。
- ここは、コンピュータ支援システムを導入して、文書管理の大部分を自動化することをお勧めします。
- 文書管理にかかる煩わしさをこの支援システムに委ねることで、ユーザーは創造的なご自身の仕事に集中することが出来るのです。
オフィスの非電子文書はマネージされていますか？
文書は組織活動の結果を証跡として記録しておく大切な経営資源の一つです。現代社会では第三者から説明を求められたとき、その責務を果たせるよう的確に文書を管理することが組織に求められています。
電子文書はマネージされていますか？
高度情報化社会の進展により、文書の電子化も急速に進展しております。その結果、ファイルサーバーには電子化文書が蓄積され、これがカオス化している組織が多々見受けられます。わたくしどもは電子文書の管理も非電子文書と同様の管理方法が必要と考えております。
解り易い手順書を作成し、説明会を開催します。
文書管理システムの構築は人手に依存する部分がほとんどです。そのためには、解り易い構築手順書を作成し、これを基に従業者自らの手で組織文書の整理・整頓をして頂くことが不可欠です。
わたくしどもには、過去にお手伝いさせていただいたクライアント様の課題解決に適用した数多くの手順データベースが蓄積されています。これを基にクライアント様の課題および企業風土に適した実務的かつ具体的な手順書を策定し、システム構築を推進して参ります。
まずは不要文書の廃棄から始まります。
まずはじめに着手することは、不要文書の廃棄です。これはオフィスの移転などにも必要不可欠な工程です。
当方が策定した廃棄基準をクライアントさまのご担当者さまとの打合せにより、より具体的なものに仕上げてまいります。
それを基に、不要と思われる文書を廃棄します。廃棄の即決が出来ない場合は、保存箱に梱包のうえ、一定期間書庫に保存しておきます。このような手順により、文書量の削減を図ります。
文書を類型化します。
わたくしどもが考える新文書管理システムでは、組織文書を「定期発生型」「案件型」「参照資料型」「蓄積更新型」の４タイプに類型化して整理します。
「定期発生型（T）」とは、毎年、毎月、毎週というように発生する文書。
「案件型（P）」とは、個別案件ごとに発生する文書。
「参照資料型（R）」とは、業務を推進する上で参照すべき資料等。
「蓄積更新型（M）」とは、必要に応じて随時差し替えながら利用する文書。具体的には社内規程やマニュアル等。
このように文書を類型化し、類型化された文書群（シリーズ）の中を一つの法則（文書タイトルのあいうえお順・ABC順、文書発生日付順）で並べます。
電子文書も同様です。
先に述べましたとおり、ITの進展と共に電子文書は増加の一途を辿っています。その結果、ローカルPCやファイルサーバーには電子データが無秩序に保管されまさにカオスと化しております。この背景にはレコードマネジメントシステムの概念の欠如があると考えます。
電子文書も紙文書と同様一つのルールの下で管理されるべきであると考えます。
定期的に点検を行い、不具合点の是正を行います。
一度、構築されたシステムはすべからく劣化の一途を辿ります。これを防ぐにはシステムユーザーへの教育・訓練と定期的な点検が不可欠と確信致します。
当方がお手伝い申し上げましたクライアントさまではシステム構築後15年を経過した現在でも立派に機能しております。
この背景には年に1～2回の愚直とも言える点検があります。PDCAはマネジメントシステムの基本中の基本。これを淡々と遵守することころにシステムの魂は宿ると考えます。
マネジメントシステムの基本はP/D/C/Aのサイクルをまわして行くことです。
このためには、点検は不可欠です。
わたくしどもがお手伝いさせて頂いたクライアントさまでは15年以上もシステムが継続しております。
その結果、余裕のあるクリエイティブなオフィス環境が生まれます。
わたくしどもが提唱させて頂いております新文書管理システムを構築されると、非電子文書・電子文書ともそのボリュームが一定に保たれ、オフィススペース、サーバー容量にゆとりが生まれるばかりでなく、文書・情報がスピーディーに入手できる環境が整います。
